Déconfinement : les bonnes pratiques pour préparer votre reprise d’activité

Le gouvernement a dévoilé son plan de déconfinement – qui sera toutefois soumis à un examen de la situation sanitaire au 7 mai. Conséquemment, l’activité des professionnels de l’immobilier devrait reprendre progressivement, et les projets des vendeurs et acheteurs être relancés, mais avec un luxe de précautions. Il est donc indispensable de préparer dès à présent des procédures internes adaptées à un contexte qui restera fragile.

En suivant notre blog, vous avez eu l’occasion de vous préparer professionnellement à cette reprise : prospection, construction de votre audience, réalisation d’estimations à distance, accompagnement de vos vendeurs et de vos acheteurs en vue du retour à la normale, anticipation des évolutions du marché, etc.

Désormais, il est temps de préparer l’aspect pratique des choses, à savoir : mettre en place les mesures qui s’imposeront dès la reprise de votre activité immobilière. Dans ce but, nous vous proposons une série de bonnes pratiques à adopter afin de garantir la réussite (sanitaire) de votre reprise d’activité.

1. Commandez le matériel nécessaire en amont du déconfinement

Pour que votre reprise d’activité se déroule dans des conditions sanitaires optimales, vous aurez besoin d’une certaine quantité de matériel qu’il vous faudra mettre à disposition de vos collaborateurs et de vos clients :

• Du gel hydroalcoolique en grands flacons avec distributeurs (pour l’agence) et en petits flacons individuels (pour emporter à l’extérieur).
• Des masques de protection pour les collaborateurs de l’agence et pour proposer aux clients qui n’en ont pas déjà. Des masques chirurgicaux suffisent : les FFP2 sont à réserver au personnel médical.
• Des gants jetables à distribuer à vos collaborateurs et à vos clients.
• Des solutions et des lingettes désinfectantes pour nettoyer régulièrement l’agence et ses équipements (mobilier, poignées de portes, machine à café, etc.). Les lingettes seront également utiles lors des visites.
• Des gobelets jetables pour éviter l’utilisation de vaisselle lavable.
• Un dispositif de protection en plexiglas pour l’accueil des clients en agence, permettant d’éviter les contacts directs (et les projections de gouttelettes).
• Des rouleaux de papier essuie-tout pour remplacer serviettes et torchons lavables.

Nous vous recommandons de prendre les devants et de passer commande du matériel nécessaire sans attendre, afin d’éviter les mauvaises surprises.

2. Organisez la présence des collaborateurs en agence

Le gouvernement recommande de maintenir le télétravail partout où cela est possible pendant un minimum de trois semaines après le démarrage du déconfinement. Cela, pour éviter que le brusque retour des collaborateurs au bureau ne s’accompagne d’une remontée de la courbe des contaminations.

À votre niveau, vous devez organiser la présence des collaborateurs en agence en fonction des nécessités impérieuses. L’idée est de limiter le nombre de personnes présentes sur place en simultané. Ce faisant, privilégiez au maximum le télétravail pour les tâches qui peuvent être accomplies depuis le domicile, et établissez un planning de rotation des négociateurs en agence pour qu’ils ne soient pas là les mêmes jours et aux mêmes heures.

Pour garantir la sécurité des personnes au sein de l’agence, vous devez placer un flacon de gel hydroalcoolique avec distributeur à l’entrée et veiller à ce que chacun l’utilise, en entrant et en sortant ; et en placer sur les bureaux des collaborateurs. Il est également recommandé de réorganiser l’espace de travail de façon à ce que les distances de sécurité entre les personnes soient respectées (pour rappel : au moins 1,5 mètre, dans l’idéal 2 mètres).

Pensez enfin à déconnecter tout système de climatisation, de ventilation ou de chauffage à air pulsé : il existe des suspicions de diffusion du virus par ce biais.

3. Demandez à vos collaborateurs d’adopter les bons gestes

Pour réduire les risques de contamination au sein de l’agence, vous devez demander à vos collaborateurs de…

• Respecter les gestes barrières (le ministère de la Santé a mis à disposition une affiche de rappel que vous pouvez imprimer et accrocher en agence).
• Limiter au maximum les regroupements (pas de stand-up autour de la machine à café).
• Utiliser de la vaisselle jetable et des bouteilles d’eau individuelles.
• Se laver les mains consciencieusement plusieurs fois par jour.
• Désinfecter leur poste de travail régulièrement, ainsi que leurs objets personnels (téléphone portable, tablette, sac…).
• Désinfecter derrière eux quand ils touchent à un objet ou un équipement collectif.
• Porter le masque en dehors de l’agence.
• Emporter un flacon de gel hydroalcoolique pendant leurs déplacements.

4. Prenez des mesures de précaution en prévision des contacts avec les clients

S’il est relativement aisé (bien que contraignant) de mettre en place des mesures de précaution au sein de l’agence pour les collaborateurs, quid de vos clients ? Sur ce point, il y a deux cas de figure à prendre en compte : l’accueil du public en agence et les visites.

L’accueil du public

L’accueil du public en agence devrait être limité à sa portion congrue, voire tout bonnement évité s’il ne répond pas à un besoin impérieux. Les moyens de contact à distance (téléphone, applications de messagerie et de visioconférence, emails) sont à privilégier. Quand vous ne pouvez pas faire autrement, limitez l’espace de réception à un unique bureau de l’agence et installez une protection en plexiglas.

Les visites

Les visites des biens (à qualifier ou à montrer aux acheteurs) doivent faire l’objet d’un soin tout particulier.

• Commencez par faire le point avec vos clients vendeurs et acheteurs pour séparer ceux qui accepteront de faire des visites de ceux qui préféreront patienter quelques semaines – il va sans dire que les propriétaires âgés ou à risque devraient suspendre la commercialisation de leur bien, au besoin sur votre recommandation.
• Lorsque c’est possible, privilégiez les pré-visites immobilières en vidéo (qu’elles soient réalisées par vos soins ou par les propriétaires) afin de réduire au maximum le nombre de biens à faire visiter physiquement à vos acheteurs.
• Mettez en place un strict protocole relatif aux visites (respect des gestes barrières, port du masque et des gants, nombre de visiteurs limité à deux personnes à la fois, désinfection des mains avant et après) et informez vos clients, vendeurs comme acheteurs, en amont des rendez-vous.
• Conseillez aux propriétaires de préparer leur bien en vue de la visite (désinfection des équipements susceptibles d’être touchés, ouverture de toutes les portes intérieures et allumage des lumières pour éviter aux visiteurs d’avoir à manipuler poignées et interrupteurs…) et de s’absenter pendant son déroulement.
• Enfin, proposez à vos acheteurs de faire le débriefing par téléphone, Skype ou tout autre moyen de communication à distance.

Pour ce qui est des échanges de documents, il est fortement recommandé de privilégier la dématérialisation, y compris pour les signatures (via la signature électronique). Cela est valable pour le bon de visite à présenter aux acheteurs : vous pouvez l’envoyer par email ou WhatsApp.

Une reprise de l’activité immobilière en toute confiance !

Vous vous dites certainement qu’il y a beaucoup de paramètres à prendre en compte et qu’il ne sera pas facile d’appliquer toutes ces bonnes pratiques d’emblée. Pourtant, c’est une double nécessité :

• Du point de vue de votre responsabilité professionnelle: pour protéger vos collaborateurs, vos prospects et vos clients.
• Du point de vue de votre responsabilité collective: pour éviter une deuxième vague de Covid-19 et une nouvelle session de confinement.

N’hésitez pas à interroger vos prospects et clients quant à leur sentiment vis-à-vis de vos protocoles – s’ils leur semblent suffisants ou pas, rassurants ou non, etc. Le cas échéant, vous pourrez corriger les points faibles et optimiser vos mesures de précaution.

Heureusement, l’optimisme des particuliers reste de mise quelques jours avant la reprise de l’activité. Selon un sondage réalisé par SeLoger, seuls 2 % des candidats à l’achat ont abandonné leur projet, et 70 % d’entre eux sont persuadés de concrétiser leur acquisition dans les 6 mois. Un autre sondage, dû à Consortium Immobilier, nous apprend que 60 % des acheteurs ont continué de consulter des annonces de biens en ligne pendant le confinement, poursuivant de facto leur projet depuis chez eux.

En somme, cette période compliquée n’a en rien impacté les désirs des acquéreurs… et rien ne vous empêche d’annoncer la bonne nouvelle à vos vendeurs dès maintenant !