Comment motiver vos collaborateurs à saisir leurs données ?

Les données immobilières sont le carburant de vos campagnes marketing. Cela, vous le savez déjà. Au quotidien, dans votre agence ou au sein de votre réseau, vous essayez donc d’appliquer une règle simple : on part glaner des informations, on collecte un maximum de données, et on les rentre dans un outil dédié pour pouvoir ensuite acquérir des contacts et générer des rendez-vous, qui eux-mêmes mèneront à des transactions.

Mais voilà, il y a un problème : vous manquez de données brutes. Parce que vos collaborateurs ne les saisissent pas. Ils n’ont pas pris cette habitude et, pour être franc, vous craignez qu’ils ne le fassent jamais. Chez Facilogi, on constate que seulement 10 % des données collectées sont effectivement saisies par les négociateurs immobiliers (chiffres issus de Transellis) – c’est peu, trop peu, quand on sait que la base de données est un levier essentiel de génération de mandats.

En somme, vos données immobilières sont autant de pépites d’or que vous laissez passer à travers vos tamis. Elles retournent dans le torrent… et risquent fort d’être collectées, puis utilisées, par vos concurrents – qui deviendront riches à vos dépens.

Alors, comment motiver vos collaborateurs à saisir leurs données et à alimenter votre machine marketing ?

C’est ce que nous allons voir.

Essayez d’abord de comprendre pourquoi vos collaborateurs ne saisissent pas leurs données

Avant de proposer un traitement, il est nécessaire de poser un diagnostic. Qu’est-ce qui cloche ? Pourquoi vos négociateurs ne font-ils pas ce geste, a priori très simple, qui consiste à transférer des informations de leurs supports propres vers un fichier informatique ou vers un outil digital ?

En somme, pourquoi ces données ne sont-elles pas saisies ?

Il s’agit de faire la lumière sur ce mystère. Mais rassurez-vous : les agences immobilières et les réseaux de mandataires sont loin d’être les seules entreprises concernées par ce souci. Les commerciaux de tous bords peinent à prendre cette habitude de saisir les données glanées au cours de leurs sessions de prospection ou de leurs visites chez les clients.

Mais tout problème a sa solution. À condition de comprendre ce qui bloque.

Alors, n’hésitez pas à prendre vos négociateurs entre quatre yeux et à les interroger – de façon informelle : vous n’êtes pas dans un tribunal en train de convaincre un jury.

Posez-leur des questions concrètes :

• Pourquoi vos données immobilières ne sont pas saisies ?
• Est-ce qu’il vous manque quelque chose ?
• Est-ce que vous rencontrez des obstacles qui vous empêchent de le faire ?
• Quelles sont vos problématiques ?

Les chances sont élevées pour qu’une grande partie du problème vienne de l’aspect manuel de la saisie. En substance, c’est souvent le fait de devoir entrer manuellement les informations dans un outil dédié qui constitue la source de la plupart des soucis liés à la saisie dans les entreprises.

À ce titre, il y a deux problématiques à prendre en compte :

• Le temps que prend la saisie. Une fois les informations notées en prospection, il faut rentrer au bureau, ouvrir l’ordinateur et le fichier concerné, les saisir… Autant d’opérations, certes simples, mais qui prennent beaucoup de temps et qui empiètent sur d’autres tâches pouvant sembler plus importantes (et plus enrichissantes).
• Le risque d’erreur. La saisie manuelle entraîne des erreurs qui sont dues autant au manque d’expertise qu’à la pauvreté des outils utilisés lors de la collecte (carnet, feuilles volantes, application « bloc-notes » sur un téléphone, voire simple mémorisation), sans même parler du côté rébarbatif de l’exercice. À cause de ces erreurs – données manquantes ou tronquées, doublons – les informations ne sont pas utilisables, et les négociateurs ont l’impression que ce travail n’a servi à rien.

Or ces deux problématiques ont des origines faciles à tracer :

• Vos collaborateurs ne comprennent pas le but de la saisie des données, et ne voient pas pourquoi ils devraient y consacrer du temps.
• Ils ne disposent pas des outils adaptés, raison pour laquelle ils commettent des erreurs qui les démotivent encore plus.
• Ils ne savent même pas comment faire, faute d’avoir un exemple à suivre.

C’est sur ces trois points qu’il faut travailler pour motiver vos négociateurs à entrer ces données. Et, pour bien faire, nous allons les prendre dans le désordre : montrer l’exemple, mettre à disposition un outil adapté, puis donner du sens à la collecte/saisie.

Montrez l’exemple en saisissant vous-même vos données immobilières

En management, la notion d’exemplarité repose sur une idée simple : il s’agit d’appliquer à sa propre personne ce qu’on attend des autres. Ce que l’on pourrait traduire par : devenir un modèle à suivre. Cette exemplarité est indissociable de l’activité managériale et consiste à ne pas demander à ses collaborateurs de faire une chose tout en montrant qu’on fait exactement l’inverse.

En somme, l’approche « faites ce que je dis, mais pas ce que je fais » donne de piètres résultats en management. Et il est aisé de comprendre pourquoi.

Difficile, en effet, d’imaginer que les collaborateurs puissent être motivés à réaliser une tâche que leur manager, ou tout du moins leur supérieur hiérarchique, rechigne à effectuer lui-même. Et c’est la même chose pour la saisie des données immobilières.

Pour cette raison, il est essentiel de prendre les choses en main en tant que leader de l’agence ou du réseau, et de montrer à vos collaborateurs combien il est important de collecter et de saisir des données. En somme : faites-le d’abord vous-même, puis organisez des démonstrations de l’outil choisi (on y reviendra plus bas) pour en souligner les multiples possibilités.

Si vos négociateurs vous voient faire, il y a toutes les chances pour qu’ils se sentent plus engagés à le faire eux-mêmes.

D’abord, parce qu’ils auront un modèle à suivre.

Ensuite, parce qu’ils sauront concrètement comment le faire – ce qui n’était peut-être pas le cas auparavant.

Adoptez un outil marketing pertinent dans lequel rentrer vos données

Souvent, ce qu’il manque aux collaborateurs pour se sentir à l’aise avec la saisie des données, c’est le bon outil.

C’est loin d’être un problème négligeable, car le manque d’une solution logicielle est la source des deux problématiques citées plus haut. Cela fait perdre beaucoup de temps aux négociateurs tout en occasionnant des erreurs qui leur font perdre de vue le sens de cette opération de saisie.

Par exemple, le fait de focaliser tous vos efforts sur un banal fichier Excel risque fort de ne pas régler le problème… voire de l’aggraver. Qu’on ne s’y trompe pas : Excel est un outil génial à plein d’égards. Mais on ne peut pas dire qu’il soit très intuitif (combien d’utilisateurs se sont cassés les dents sur les formules et les macros ?), ni suffisamment « mobile » pour accompagner les négociateurs sur le terrain.

Après Excel – ou n’importe quel tableur équivalent – vous aurez sans doute le réflexe de vous orienter vers un logiciel CRM : un outil de gestion de la relation client. Certains sont effectivement très puissants et constituent de véritables boîtes à outils. Mais ils sont aussi insuffisants la plupart du temps, faute de proposer des fonctionnalités pour animer les données que vous avez rentrées.

Mieux vaut préférer, au CRM, un logiciel de marketing dédié à votre domaine d’activité (vous trouverez un comparatif détaillé sur cette page). C’est-à-dire un outil conçu à la fois pour collecter, saisir, segmenter et animer les données immobilières.

La conjugaison de ces deux étapes que sont la collecte et la saisie est au cœur du problème. On a vu plus haut que les collaborateurs non seulement perdent du temps à saisir leurs données immobilières lorsqu’ils rentrent au bureau, mais qu’en outre cette saisie différée est la source de quantité d’erreurs. Ce qui confère une grande importance à la manière de collecter les données sur le terrain.

Et c’est là qu’un outil marketing adapté change tout. Associé à une application mobile, il permet aux négociateurs de rentrer les informations directement sur le terrain – gage de temps gagné et de confort.

En bref, un outil comme Prospeneo qui permet, aussi, d’animer ces données, de les utiliser pour générer des rendez-vous : en envoyant des séquences emails, en lançant des campagnes marketing, en automatisant les tâches…

Ce qui nous amène au troisième point : le fait de donner du sens à la saisie des données immobilières.

Donnez du sens au travail de saisie de vos collaborateurs

Le processus de saisie des données demande du temps (que les négociateurs préfèrent consacrer à des actions a priori plus intéressantes et plus rentables) et occasionne trop d’erreurs. Dans ces conditions, il est naturel, pour vos collaborateurs, de manquer de motivation… surtout lorsqu’ils échouent à en comprendre l’intérêt.

Et tout le problème est là : on n’est pas motivé à faire une chose dont on ne voit pas le sens.

Si quelqu’un vous dit, demain, d’aller grimper sur la montagne qui domine votre région, comme ça, juste pour le plaisir – est-ce que vous irez ?

En revanche, si la même personne vous explique qu’il y a une récompense à la clé, par exemple : « si vous montez au sommet de cette montagne, vous verrez le plus beau panorama de votre existence », voilà qui pourrait vous motiver à le faire.

Ce qui signifie qu’il faut toujours donner du sens aux actions que l’on entreprend, et a fortiori aux actions que l’on souhaite faire entreprendre aux autres.

C’est exactement la même chose en management et en marketing. Il n’y a pas de stratégie sans objectifs.

Si vous voulez motiver vos négociateurs à saisir leurs données immobilières, montrez-leur pourquoi c’est important et quelles récompenses ils sont susceptibles d’obtenir en le faisant. Cela fonctionne à tous les niveaux : lorsque vous les envoyez en prospection, vous devez aussi leur donner des objectifs. Sinon, cela en revient à partir faire les courses sans avoir de liste, avec le risque de revenir les mains vides, ou pire : les bras chargés de choses inutiles qui ont coûté cher.

Il faut donc commencer par répondre à cette question, au profit de vos collaborateurs : à quoi ça sert de saisir des données ?

C’est là que l’outil est important. Parce que les données ne sont jamais autre chose que le carburant permettant d’alimenter un logiciel marketing. Celui-ci est automatisé, certes, et peut donc fonctionner seul, mais avant d’être autonome il a besoin qu’on lui dise quoi faire et qu’on lui fournisse les éléments pour y arriver.

En ce sens, vous devez expliquer à vos collaborateurs ce que ces données peuvent produire comme résultats concrets :

• Qualifier les contacts (vendeurs, acheteurs ou autres) pour fluidifier la suite de la relation, y compris ceux qui semblent plus improbables (saisir des contacts « immeubles » pour référencer les différents biens susceptibles d’être mis sur le marché).
• Créer des liens et les maintenir sur le long terme, afin de rentrer des mandats de façon continue.
• Rentrer des mandats de meilleure qualité (parce que les prospects vous suivent depuis un moment et qu’ils vous font confiance).
• Automatiser les actions marketing à partir des « tags » attribués aux contacts (par exemple : des séquences emails).
• Transformer les piges, traditionnellement peu rentables, en rendez-vous – avec des exclusivités à la clé (à lire ici).
• Mesurer les résultats de vos campagnes marketing.

N’hésitez pas à faire des démonstrations concrètes de votre outil marketing devant vos négociateurs : cela leur permettra de visualiser clairement le fonctionnement du logiciel et de voir véritablement les résultats obtenus.

Ce qui aura deux conséquences positives :

• Ils n’auront plus l’impression de perdre du temps, au contraire, puisque les dizaines de minutes consacrées chaque jour à la saisie des données et à leur segmentation leur permettront, plus tard, de lancer des actions marketing pertinentes, avec des résultats à la clé.
• Ils ne seront plus paralysés par cette crainte de commettre des erreurs, puisqu’ils pourront saisir leurs données immobilières directement dans une application mobile, sur le terrain.

Bien entendu, nous savons qu’il n’est pas facile de donner du sens à des actions, ni d’expliciter les bénéfices que l’on peut en tirer. Surtout lorsqu’on emploie un nouvel outil ou que les démarches en question tranchent avec les habitudes des collaborateurs. Il s’agit donc de faire preuve de pédagogie et de travailler main dans la main avec vos négociateurs, afin de vous assurer que tout le monde aille dans la même direction.

Chez Facilogi, nous concevons des outils pour optimiser votre travail au quotidien, mais aussi des ressources faites pour vous accompagner dans vos démarches.

En guise d’aide, nous vous renvoyons à ce guide pratique sur la collecte et la saisie des données (duquel vous pourrez extraire des arguments à présenter à vos collaborateurs), ainsi qu’à notre formation gratuite pour apprendre à automatiser votre business immobilier.

Enfin, n’oubliez pas de rejoindre le groupe Facebook Prospeneo, pour échanger avec d’autres professionnels de l’immobilier !