Comment automatiser votre prospection terrain ? Les clés pour optimiser vos sorties

L’automatisation est sur toutes les lèvres : aucun secteur d’activité n’en réchappe, pas même l’immobilier. Plus qu’une mode, c’est un changement de paradigme dans le monde professionnel. Quelques années en arrière, il fallait absolument avoir un site internet ou disposer d’un compte Facebook ; aujourd’hui, il faut automatiser ses processus métiers et son marketing pour être « dans le coup » et, surtout, pour rester compétitif face à des concurrents qui embrassent massivement les opportunités offertes par la rationalisation des tâches.

Il est vrai que l’automatisation apporte de nombreux avantages, et qu’il est possible de tout automatiser… ou presque. Oui, même la prospection terrain, la bête noire des professionnels de l’immobilier, peut faire l’objet d’un brin de rationalisation. Alors, comment automatiser la prospection terrain ? Quelles sont les clés pour optimiser vos sorties ?

Automatiser ses processus, pourquoi c’est intéressant ?

Nous affirmons que les professionnels de l’immobilier ont tout intérêt à se saisir de l’automatisation. Mais pour quelle raison, au juste ? Qu’est-ce qui rend cette approche tellement indispensable, alors qu’il reste possible, dans nos métiers, de continuer à tout faire à la main ?

Pour tâcher de répondre, il faut commencer par bien comprendre de quoi l’on parle.

Prenons un processus métier, n’importe lequel. Ce processus se caractérise par une succession de tâches à accomplir, tâches prises en charge (le plus souvent) par des humains. En automatisant, que fait-on exactement ? On confie certaines (ou l’intégralité) de ces tâches à un programme informatique. Ce faisant, les étapes concernées n’ont plus besoin d’être réalisées par des humains. Le système fonctionne partiellement ou complètement seul.

Maintenant, prenons un exemple métier susceptible de vous parler.

Sur le site internet de votre enseigne immobilière, vous avez placé un formulaire que les internautes peuvent remplir. Deux options s’offrent à vous pour collecter les données de cette page :

• Les extraire personnellement pour les saisir dans votre CRM.
• Paramétrer une application pour qu’elle s’en charge toute seule et envoie les données récoltées vers le logiciel souhaité.

Ici, l’intérêt de l’automatisation réside dans le gain de temps permis par l’informatisation des tâches. Si un seul internaute remplit le formulaire chaque semaine, il est tout à fait possible de récupérer ses données manuellement (de la même façon que vous collectez vous-même les informations de vos interlocuteurs lors de vos sessions de prospection). Mais dès lors que des centaines de formulaires sont remplis tous les jours, y compris la nuit et le week-end, il devient impossible de traiter ces données à la main.

Cette forme d’automatisation, la plus simple possible, apporte déjà de multiples avantages : vous dégagez du temps pour vous consacrer à des tâches plus intéressantes (et moins fastidieuses), vous bénéficiez d’un système automatisé qui fonctionne en toutes circonstances, et vous boostez votre productivité en augmentant votre capacité de collecte des données. De fait, un tel système est en mesure de traiter des milliers d’actions en simultané, ce qui offre à votre business un important potentiel d’évolution.

Toutefois, cet exemple est outrageusement ordinaire, parce qu’il s’applique à un processus on ne peut plus banal… et digital. Mais qu’en est-il lorsqu’il s’agit d’automatiser la prospection terrain ? La même logique peut-elle s’appliquer à un ensemble de tâches réalisées dans la vraie vie, et non pas derrière un ordinateur ?

Ces interrogations sont pertinentes. Comment un système digitalisé pourrait-il agir en faveur d’un processus essentiellement physique ?

Automatiser la prospection terrain, ça veut dire quoi ?

On le sait, la prospection terrain est l’un des piliers du métier de conseiller immobilier. C’est la fondation même du processus qui consiste à identifier des contacts intéressants pour en faire des clients. À ce titre, on dit souvent que, sans prospection, il n’y a pas de business immobilier.

Dans le même temps, il s’agit d’une activité particulièrement contraignante, qui nécessite de passer beaucoup de temps à l’extérieur, de planifier ses sorties, de battre le pavé, d’échanger avec des gens qui, pour la plupart, ne deviendront jamais des clients, et pas même des prospects. La prospection est une version moderne et extrême de la vieille expression « trouver une aiguille dans une botte de foin ».

C’est aussi une activité usante sur le plan psychologique, compte tenu du taux élevé de refus, et de la nécessité de cumuler les kilomètres (et les boîtes aux lettres). On comprend aisément pourquoi les conseillers préfèrent se reposer sur la pige, qui réunit deux avantages : on cible directement les vendeurs (le processus est donc moins hasardeux) et l’on est protégé derrière son téléphone. Et tant pis si les mandats rentrés par ce biais s’avèrent moins qualitatifs.

Le problème, c’est qu’il n’est pas vraiment possible d’automatiser la prospection terrain. Du moins, pas les tâches les plus caractéristiques de cette démarche : le fait de taper aux portes, de distribuer des prospectus ou d’aller à la rencontre des gens. Sauf à fabriquer des robots capables de le faire à notre place… et cela n’arrivera jamais.

Mais la réalité est souvent plus simple que ce que l’on imagine. En l’occurrence, il n’est pas question d’automatiser TOUTE la prospection, mais de se focaliser sur les aspects de ce processus qui s’y prêtent le mieux, à savoir :

• la saisie des données collectées lors des sessions de prospection,
• la segmentation des informations dans l’outil CRM,
• le suivi des prospects,
• l’envoi de messages réguliers (dans l’optique de tisser des relations de long terme),
• la maturation des contacts afin de les emmener jusqu’à la prise de rendez-vous.

Maintenant que l’on a identifié les tâches susceptibles d’être automatisées, il reste encore à savoir… comment faire !

Comment automatiser sa prospection immobilière ?

Le processus qui consiste à automatiser la prospection terrain ne peut être mis en place qu’à condition de se poser trois questions essentielles :

1. Que cherche-t-on à faire ? Par exemple : cibler des contacts vendeurs à transformer en estimations.
2. Pourquoi souhaite-t-on automatiser ce processus ? Par exemple : pour gagner du temps, augmenter sa productivité, générer plus de contacts, se débarrasser de tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, organiser un suivi efficace des contacts, etc.
3. Que veut-on automatiser ? En l’occurrence : les tâches (ou les mini-processus) que l’on entend cibler, comme l’acquisition des données, la saisie des informations dans le logiciel, le suivi des prospects jusqu’à leur maturation, etc.

En substance, il s’agit, à travers ces questionnements, de déterminer ce qu’on veut faire, pourquoi on souhaite le faire, et quelle(s) partie(s) du processus seront automatisées.

Ensuite, il est temps de créer un système automatisé, pièce par pièce. Pour cela, vous avez besoin de pouvoir compter sur une brique essentielle : un logiciel capable d’automatiser votre prospection terrain et de prendre en charge l’ensemble des tâches que vous ambitionnez de lui confier. À ce titre, notre outil maison, Prospeneo, peut à la fois intégrer les informations collectées en prospection, segmenter la base de données, et envoyer des emails aux bons contacts, au bon moment, tout le temps nécessaire.

Concrètement, comment ça marche, une prospection automatisée avec Prospeneo ?

• Vous êtes sur le terrain, en pleine discussion avec un propriétaire. Celui-ci vous donne ses coordonnées : vous les rentrez directement dans l’application mobile sur votre téléphone, connectée au logiciel. Ainsi, pas de risque de perdre ces précieuses informations !
• Sur ce contact, vous placez un tag. Par exemple, le tag « vendeur ».
• L’outil s’occupe du reste : il intègre les informations dans la base de données, les place dans la bonne catégorie, et déclenche automatiquement l’envoi d’un email, ou mieux : d’une séquence email complète, construite en amont.

Néanmoins, pour que la dernière partie fonctionne – l’envoi d’un email ou d’une séquence – vous devez prévoir des scénarios distincts, au moins un par catégorie de prospect.

Imaginons, par exemple, que vous rencontrez un propriétaire avec un projet de vente bien avancé. En saisissant ses données sur l’application, vous le taguez comme « vendeur qualifié ». Ce qui lance une séquence comme suit :

• Un 1^er email qui renvoie vers un argus des prix à télécharger.
• Un 2^e email qui suggère à votre prospect de s’inscrire à votre newsletter, pour recevoir des informations régulières en lien avec son projet de vente.
• Un 3^e email pour rappeler à votre prospect de vous suivre sur les réseaux sociaux.
• Un 4^e email pour lui suggérer de prendre un rendez-vous, avec un lien à cliquer pour accéder à un calendrier.

Ce faisant, vous avez mis en place un système qui fonctionne seul, dès lors que vous avez identifié un type spécifique de contact. De cette manière, toute la partie du processus qui va de l’acquisition du prospect jusqu’à la prise de rendez-vous est couverte par l’automatisation.

Automatiser pour optimiser les sessions de prospection

Bien entendu, il n’est possible d’automatiser que ces tâches particulières. Tout ce qui vient avant l’acquisition du contact – aller sur le terrain, taper aux portes, distribuer des flyers – doit être réalisé par vos soins.

Pour autant, il y a une bonne nouvelle. Comme nous l’avons déjà évoqué à propos des bénéfices du tunnel de vente, l’automatisation a pour effet d’optimiser vos sessions « classiques » de prospection, en vous donnant de nouvelles armes pour planifier et réaliser vos sorties. Voici quelques exemples :

• Durant le porte-à-porte, vous proposez directement à vos prospects un document à télécharger sur votre site web ou sur une landing page dédiée, à l’instar d’un argus des prix. Cela vous donne un argument supplémentaire à présenter à vos interlocuteurs, et une incitation à vous confier leurs coordonnées.
• Vous placez un QR Code sur vos prospectus, que vos prospects peuvent scanner pour accéder à une page web contenant un formulaire. Cela vous permet de mesurer avec précision les résultats de votre prospection : si vous avez distribué 1 000 flyers, et que vous constatez que 200 personnes ont réalisé l’opt-in, vous savez que votre campagne a généré un taux de conversion de 20 %.

Automatisation et prospection : une synthèse

Pour automatiser votre prospection terrain, vous avez besoin :

• De collecter les données des contacts rencontrés en prospection (spécifiquement les emails).
• De disposer du bon outil marketing, afin de saisir les données directement sur le terrain (grâce à une application mobile) et de déclencher des actions automatiquement – c’est ce que fait Prospeneo.
• De séquences emails associées aux différents tags de votre base de données, afin que la bonne séquence parte au bon moment, et vers la bonne personne.

Vous n’avez plus qu’à laisser votre système automatisé gérer les choses tout seul, du moins jusqu’à l’étape de la prise du rendez-vous. À ce stade, il vous suffit de reprendre la main, de transformer l’essai… et de rentrer le mandat !

Vous savez désormais comment automatiser votre prospection terrain et générer de nouveaux contacts avec un maximum de facilité durant vos sorties.

Mais attention, car l’intérêt de ce processus ne réside pas uniquement dans l’automatisation en tant que telle. Il s’agit aussi de modifier la manière dont vous percevez et pratiquez la prospection, de faire évoluer votre méthode : en définissant des objectifs, en ciblant vos prospects, et en quantifiant vos résultats pour savoir exactement ce que vos sessions vous rapportent en termes de contacts, de leads, de rendez-vous et de mandats. Bref, en inscrivant votre prospection dans une stratégie plus large.

Avec une pincée d’automatisation, vous ne prospecterez plus jamais comme avant !