Vous êtes débordés ? Vous courez après le temps ? Alors, vous êtes bien tombé(e). Car, dans cet article, nous allons parler de l’organisation du conseiller immobilier. Un terme (« organisation ») qui, nous le savons, a tendance à donner des boutons à la plupart des professionnels, mais que nous allons tenter de démystifier afin de vous enseigner une chose essentielle : maîtriser votre planning pour gagner en efficacité.
À première vue, la simple idée d’organisation peut sembler contradictoire dans un métier où l’irrégularité est la règle. En effet, un conseiller immobilier n’a pas de journée type, il n’a pas d’horaires fixes, il n’a même pas de rémunération constante. Et si vous connaissez une autre profession qui présente un profil de tâches aussi variées, nous serions curieux de le savoir !
Clairement, en immobilier, la régularité est une illusion. Dans ces conditions, il semble tout à fait impossible de s’organiser de façon cohérente.
Et pourtant, une mauvaise organisation, pour un conseiller immobilier, est souvent synonyme d’échec. À l’inverse, une planification rigoureuse constitue l’un des piliers de la réussite : c’est une condition sine qua non pour savoir précisément où l’on va, et surtout comment l’on y va, c’est-à-dire quels moyens l’on met en œuvre pour atteindre sa destination.
Pour bien le comprendre, on peut proposer une analogie toute simple : se lancer à l’aventure sans organisation, c’est comme vouloir grimper l’Everest sans préparation, sans entraînement, sans matériel et sans guide. Le risque, c’est de passer son temps à gérer les situations de crise (au lieu d’avancer) et de devoir adapter constamment son effort – ce qui peut rapidement devenir épuisant. Le risque, c’est d’essuyer échec sur échec, puis de se laisser déborder par la frustration – ce qui est tout le contraire de la réussite et de l’épanouissement.
Voilà pourquoi il est primordial de s’organiser. Mais attention : pas n’importe comment !
On l’a dit : le métier de conseiller immobilier est irrégulier par définition. Non seulement il est humainement impossible de tout prévoir, ni de tout agencer à la seconde près, mais ce n’est même pas souhaitable. Au contraire, il faut savoir se donner du lest, et surtout, surtout, ne pas essayer de tout contrôler, tout le temps.
Alors, quelle est l’organisation idéale pour un négociateur immobilier ? Comment trouver le temps de tout faire ? À la fin de cet article, vous aurez appris à travailler plus efficacement, pour de meilleurs résultats.
1. Définir des priorités : la base d’une bonne organisation pour un conseiller immobilier
La toute première chose à faire pour bien s’organiser, c’est de définir des priorités.
Le métier de conseiller immobilier est caractérisé par une grande variété de tâches, qui recouvrent des domaines aussi différents que l’administratif, le contact humain, la gestion réglementaire, ou encore la prospection et le suivi des mandats.
En outre, l’aspect relationnel, qui occupe une grande partie de l’emploi du temps d’un conseiller immobilier, s’avère très difficile à évaluer en termes de temps. Comment estimer à l’avance le nombre d’appels téléphoniques ou de visites en agence que vous allez avoir dans la journée ? Comment évaluer la durée d’une rencontre avec un prospect particulièrement bavard pendant une session de porte-à-porte ?
Au-delà de tous ces points problématiques, il y a les imprévus. Le propriétaire qui devait être chez lui à 18 heures, mais qui arrive avec une heure de retard – pendant laquelle vous n’avez rien pu faire de constructif. La signature de compromis qui dure deux heures au lieu d’une. Le notaire qui vous garde sous le coude après une rencontre avec les acheteurs pour discuter le bout de gras. Et bien d’autres.
C’est qu’il y a tellement de choses à faire dans une journée lambda, et tant d’aléas possibles, qu’il est très facile de perdre pied, de vouloir compenser le temps perdu en allongeant ses heures de travail, en rentrant chez soi à 22 heures et en passant ses week-ends à l’agence. Avec, au bout du chemin, un méchant burnout, faute d’avoir encore de l’énergie à puiser dans ses réserves.
Pour toutes ces raisons, une organisation de conseiller immobilier « à la militaire », c’est tout bonnement impossible. On ne peut pas tout planifier à la minute près. Essayer de le faire malgré tout, c’est encore la meilleure façon de n’arriver à rien du tout, et de culpabiliser parce qu’on n’en a pas fait assez.
Par conséquent, pour bien s’organiser en tenant compte de toutes ces contraintes, il faut prioriser ses tâches.
Dans ce but, il faut attribuer un degré d’importance à chaque tâche du quotidien, puis dresser une liste de ces différentes tâches en les positionnant suivant un ordre hiérarchique (en fonction de l’urgence), de façon à se focaliser avant tout sur les missions considérées comme réellement essentielles – c’est le cas de la prospection et du suivi des mandats. Viendront ensuite les tâches importantes, mais pas urgentes. Puis les tâches secondaires, que l’on peut facilement reporter ou déléguer.
À l’issue de cette hiérarchisation, vous disposerez d’un planning beaucoup plus léger en apparence, mais qui vous laissera un maximum de marge pour réaliser les tâches essentielles tout en libérant du temps pour les imprévus. Cela vous évitera de couper brusquement la parole à un prospect parce que vous avez du retard sur la saisie des données, ou de vouloir à tout prix caser de la paperasse entre 19 et 21 heures alors qu’il est temps de rentrer à la maison et de se détendre.
2. Planifier ses actions (et faire le point sur ses objectifs)
Autre levier d’organisation indispensable : il faut planifier vos actions en fonction de vos objectifs, puis organiser des points réguliers afin de valider les résultats de ces actions (et savoir si l’on a atteint ou pas ses objectifs).
Dans cette optique, on peut prévoir un moment, chaque semaine, pour identifier toutes les tâches essentielles à réaliser sur cinq jours, et pour les répartir dans l’agenda. Au sein d’une structure en agence, on va faire la même chose pour l’organisation de chaque conseiller immobilier.
L’idéal reste d’organiser ces points réguliers à tête reposée. Comprendre : lorsqu’on a l’esprit libre, qu’on n’est pas encore débordé par l’ensemble des tâches à accomplir. Par exemple, le matin avant de démarrer la journée, plutôt en début de semaine (pour les cinq jours qui suivent) ou en fin de semaine (pour la suivante), à la première heure et autour d’un bon café… ou d’un thé, s’il y en a parmi vous qui ne consomment pas d’expressos !
Ce fonctionnement doit être rythmé par cycles : chaque fois, on fait le point sur les actions réalisées la semaine précédente, avant de planifier celles qui sont prévues pour la semaine à venir.
C’est aussi l’occasion de s’assurer qu’on n’a rien laissé de côté d’important : des comptes rendus de visites qu’on aurait oublié de rédiger, des avis de valeur qu’on aurait laissé en suspens, ou des vendeurs qu’on aurait omis de recontacter. Le fait de visualiser clairement les tâches à accomplir permet de s’organiser de manière cohérente, en tenant compte de ce qui a vraiment été fait, et de ce qui reste à faire.
Au-delà de l’indispensable planification des tâches, on peut profiter de ces moments privilégiés pour communiquer avec son équipe : évoquer un nouveau service à proposer aux prospects, parler de l’évolution des prix sur le marché, présenter une actualité, etc. Pour cela, il n’est pas nécessaire de réunir forcément tout le monde (même si l’échange de personne à personne a ses indéniables avantages) : un groupe WhatsApp suffit amplement, et c’est un canal de communication aussi courant qu’apprécié – ce qui facilite énormément son adoption dans le contexte du travail.
3. Bloquer des heures dans le planning pour la prospection
Nous parlions plus tôt de la nécessité de prioriser des tâches. Forcément, la tâche la plus importante, celle qui doit prendre une place majeure dans votre organisation de conseiller immobilier, c’est la prospection.
La raison, vous la connaissez par cœur : la prospection est incontournable. Sans elle, il n’y a pas de propriétaires vendeurs, pas de mandats, donc rien à proposer à vos acquéreurs.
Si l’on considère que les tâches prioritaires sont celles qui font avancer votre business et qui vous permettent de générer des revenus, la prospection arrive en première position, loin devant toutes les autres. Il est donc normal que l’organisation d’un conseiller immobilier tourne autour d’elle, et qu’il soit nécessaire de bloquer des plages horaires dans son agenda pour se consacrer exclusivement à cette démarche, qui peut faire toute la différence entre un business qui perdure et un autre qui stagne (voire qui s’écroule).
Le bon côté des choses, c’est qu’en bloquant du temps exprès pour prospecter, vous allez aussi limiter la durée des sessions, comprendre : vous imposer une limite de temps. De cette façon, il est plus facile d’arrêter à l’heure dite et de passer à autre chose, ce qui permet d’éviter la frustration inhérente aux séances prospectives interminables. C’est d’autant plus important que l’on sait combien la prospection est mal aimée des professionnels de l’immobilier, et qu’il est essentiel de cadrer son exercice afin d’y prendre plus de plaisir (et pour faire la différence sur son secteur).
4. Savoir dire « non » à ses prospects et clients
Passons à un levier d’ordre psychologique : savoir dire « non » à ses prospects et à ses clients. Attention, il ne faut pas entendre par là une forme d’intransigeance qui vous pousserait à rejeter toute demande de façon indifférenciée. Il s’agit surtout de se discipliner pour ne pas tomber dans l’excès inverse, et se révéler incapable de décliner une demande au risque de passer à côté d’une mission plus importante.
Prenons un exemple pour illustrer ce principe. Votre agenda est plein à craquer, vous n’avez aucun temps mort dans la journée. Mais voilà qu’un acquéreur en recherche active se présente, et il se trouve que vous avez, en catalogue, la propriété qui coche toutes les cases au regard de ses critères. Il est évident que, dans ce cas précis, vous devez faire en sorte de libérer du temps pour que ce prospect devienne votre priorité, dans la mesure où il y a une vente possible à la clé.
Derrière cette idée simple, il y a donc un très important principe d’organisation à garder en tête : il faut donner la priorité aux tâches relationnelles qui comptent le plus à un instant T. Ce qui implique de hiérarchiser ses échanges avec les prospects et les clients en fonction du niveau de maturité de chacun, et de prioriser ceux qui sont les plus matures – dont le projet est en passe de se réaliser, par exemple lorsqu’il s’agit de transformer un lead vendeur en estimation.
Il est donc déterminant de savoir dire « non », de pouvoir décaler une demande s’il se présente une tâche prioritaire. Pas un « non » définitif, bien entendu : il s’agit de repousser à plus tard lorsque c’est nécessaire, sans risquer pour autant de mécontenter son prospect ou son client.
5. Intégrer l’administratif à sa liste de tâches
Au passage, n’oubliez pas de caser la partie administrative du travail dans votre planning. Compte tenu du nombre de tâches à accomplir, il est tentant de mettre l’administratif de côté et de s’y plonger seulement lorsqu’on a le temps, et parfois hors des horaires conventionnels – le dimanche entre 10 et 12 heures, par exemple.
Mais c’est une très mauvaise idée !
La paperasse ne peut pas être qualifiée de « tâche essentielle », au sens où elle ne fait pas avancer votre business. Et pourtant, elle reste indispensable… parce qu’il faut bien remplir les papiers, faire sa TVA et mettre à jour ses logiciels !
Ce n’est certes pas le plus important, mais ces micro-tâches ne sont pas optionnelles pour autant. Il faut donc réussir à les caser dans votre emploi du temps, et bloquer des plages horaires définies pour les réaliser.
En outre, certaines tâches, que l’on peut considérer comme administratives, ont une incidence sur la satisfaction des clients. C’est le cas des signatures chez le notaire ou de la préparation d’un avis de valeur. Ces tâches-là doivent donc être surélevées dans l’ordre des priorités, car elles peuvent avoir un impact sur votre travail et sur la réputation de votre enseigne.
6. Faire preuve de souplesse dans son organisation de conseiller immobilier
Le dernier levier d’organisation, c’est la souplesse. Il est crucial de savoir faire preuve de flexibilité, de ne pas s’enfermer dans une liste de tâches à accomplir quoi qu’il en coûte.
Seule la prospection est une nécessité absolue, que rien ne doit venir contrarier. Pour le reste, apprenez à lever le pied, et prévoyez des pauses dans votre agenda. Oui, des pauses : du temps pour vous, pour faire du sport, pour méditer, pour réfléchir, pour faire la cuisine, pour aller voir un film ou n’importe quoi d’autre.
Vous trouvez cela contradictoire ? Nous disions plus tôt que les conseillers immobiliers croulent sous les tâches et que celles-ci doivent faire l’objet d’une rigoureuse hiérarchisation. Et pourtant, nous vous encourageons à délaisser ces tâches, même les plus essentielles, de façon à prendre du temps pour vous.
Rassurez-vous : il n’y a pas de contradiction là-dedans. Plus on a de choses à faire et à penser, et plus il est important de planifier des moments de respiration, des parenthèses destinées à reprendre son souffle et à retrouver une forme d’équilibre. C’est indispensable pour recharger les batteries avant que celles-ci ne s’épuisent pour de bon – et que vous finissiez la tête dans le sable, incapable de faire quoi que ce soit.
En effet, le principal ennemi d’une bonne organisation pour un conseiller immobilier, c’est l’épuisement. Cela représente un risque énorme, pourtant négligé par les professionnels, qui n’hésitent pas à enchaîner les journées de travail de 12 heures pendant des années. Sauf qu’à trop en faire, on finit par devenir improductif.
Au contraire, en se dégageant du temps libre, en se réservant des moments pour soi, on peut concentrer ses efforts sur les heures effectives de travail et les rendre plus rentables, parce qu’on est alors plus performant.
Voilà, en somme, les clés d’une bonne organisation pour un conseiller immobilier. Et vous, comment organisez-vous votre planning ? Dites-le-nous en commentaire !
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