Les outils indispensables pour lancer votre agence immobilière

Article mis à jour le 28/01/2020

 

Une fois validées toutes les étapes nécessaires à la création d’une agence immobilière, il reste une marche essentielle à franchir : trouver les bons outils pour préparer sa stratégie commerciale et de communication, afin de mettre toutes les chances de son côté pour réussir son lancement – et les premiers mois qui suivent – en trouvant ses premiers prospects vendeurs. Voici tous les outils pour votre agence immobilière dont vous ne pouvez pas vous passer !

Les bons outils pour votre stratégie commerciale

La première étape pour réussir l’ouverture de son agence immobilière consiste à construire sa stratégie commerciale à l’aide des outils adéquats. Commencez par définir vos objectifs commerciaux et les moyens (humains, financiers) d’y parvenir, puis adoptez un logiciel immobilier qui vous permette d’atteindre ces objectifs.

Définir vos objectifs commerciaux

Fixez vos objectifs. Un objectif flou risque de vous mener à un échec bien net. C’est pourquoi vous devez vous fixer des objectifs clairs et réalistes. Inutile de viser la Lune tout de suite, si c’est pour vous rendre compte au fil des semaines que vous avez eu l’appétit plus gros que le ventre. Ces objectifs sont de deux types :

• Les objectifs quantitatifs globaux. Vous devez estimer, par période de temps (mensuellement, annuellement), le nombre de mandats à rentrer, le taux d’exclusivité idéal, le chiffre d’affaires minimum, le temps dédié à la prospection, le nombre de campagnes publicitaires à lancer, etc.
• Les objectifs qualitatifs, qui consistent à viser la satisfaction client.

Déterminer les actions à mener pour y parvenir. Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs quantitatifs et qualitatifs ?

• La prospection (trouver des biens et rentrer des mandats)
• La persuasion (quels sont vos arguments pour convaincre vos futurs mandants ?)
• Votre champ d’action (quel cœur de cible privilégier, quel type d’activité, quelle zone d’action ?)

Fixez vos objectifs en fonction de votre étude de marché et de votre business plan, réalisés dans les premières étapes du lancement de votre agence : c’est la clé pour réussir l’ouverture de son agence immobilière. Une fois ces éléments déterminés, vous pouvez passer au choix d’un logiciel immobilier.

Bien choisir votre logiciel immobilier

Le secteur de l’immobilier est en pleine mutation numérique. Aujourd’hui, réussir l’ouverture de son agence immobilière implique de suivre cette évolution en adoptant des outils numériques adéquats, à commencer par un logiciel immobilier, indispensable pour rentrer des mandats de vente.

Pour être utile, cet outil doit intégrer dans ses fonctionnalités vos tâches quotidiennes :

• Saisir rapidement et facilement vos mandats (de vente, de location, de recherche),
• Gérer votre portefeuille de biens (modification de prix, ajout d’un document au dossier d’un vendeur, suppression des biens lorsqu’ils ont été retirés de la vente, etc.),
• Créer des bases de données pour vos clients (vendeurs, acheteurs, prospects),
• Rapprocher vos biens disponibles de vos bases de clients pour un recoupement efficace,
• Gérer les agendas de tous les membres de l’agence,
• Éditer vos documents et vos affiches,
• Diffuser vos biens sur les différents portails et les gérer de manière centralisée,
• Intégrer les fichiers de pige immobilière,
• Remplir votre registre des mandats en version électronique.

Toutes ces tâches et missions sont réunies en un outil de travail unique qui permet d’avoir à tout instant une vision globale de vos activités. L’aspect « couteau suisse » d’un logiciel immobilier permet ainsi d’établir une stratégie commerciale pertinente et pleinement efficace dans le but de réussir l’ouverture de son agence immobilière et de gérer au mieux l’activité une fois cette période de lancement passée.

Privilégier un logiciel immobilier full web

Il est recommandé de privilégier un logiciel « full web », c’est-à-dire accessible entièrement en ligne, sans avoir besoin d’une installation sur site (on parle également de logiciel SaaS, Software as a Service). L’avantage ? Une disponibilité immédiate sur tous les supports, ordinateur, tablette ou smartphone, avec accès partout et tout le temps aux données du logiciel en ligne via un Cloud.

Les meilleurs logiciels full web proposent une déclinaison de leurs fonctionnalités sur les terminaux mobiles. Parce que vous n’avez pas besoin des mêmes outils lorsque que vous êtes à l’agence devant votre ordinateur et lorsque vous vous déplacez, ces logiciels qualitatifs proposent des fonctionnalités différentes en fonction du terminal depuis lequel vous êtes connecté.

Opter pour la bonne gamme de logiciel

Le choix du bon logiciel est un incontournable parmi les outils nécessaires pour réussir l’ouverture de son agence immobilière. Ce choix ne peut donc pas se faire uniquement en fonction de limites financières. Si votre budget n’est pas conséquent, vous aurez peut-être tendance à opter pour un logiciel proposé gratuitement sur Internet. Et, en effet, un tel outil de base peut subvenir à vos besoins au lancement de votre activité. Mais les logiciels de cette gamme restent rudimentaires et deviennent rapidement insuffisants.

À l’inverse, les logiciels les plus coûteux ne sont pas nécessairement les plus performants non plus. Il vous faut trouver le juste milieu en privilégiant :

• L’aisance d’utilisation ;
• L’exhaustivité : toutes les fonctionnalités de base et tous les supports commerciaux (avis de valeur, mandat de vente, compromis de vente, fiches vitrine) doivent être fournis par défaut ;
• L’évolution : privilégiez un logiciel immobilier qui facilitera vos futures migrations de données, une étape cruciale par excellence.

Il ne s’agit pas seulement de réussir l’ouverture de son agence immobilière, mais bien de pérenniser sa bonne gestion sur la durée. D’où l’importance de privilégier immédiatement un outil de grande qualité.

Les bons outils pour votre stratégie de communication

Deuxième étape pour réussir l’ouverture de son agence immobilière : trouver les bons outils permettant de construire une stratégie de communication efficace et multi-canal. Ces outils sont le site web de l’agence ainsi que les axes de communication dédiés aux vendeurs et aux acheteurs.

Le site web

Une agence immobilière moderne a deux vitrines : sa vitrine physique, devant laquelle passent et s’arrêtent les clients ; et sa vitrine numérique, prenant la forme d’un site Internet. Si la partie purement physique de l’agence garde toute son importance, le site web est devenu, quant à lui, un objet de première nécessité en vue de réussir l’ouverture de son agence immobilière. Il est en effet impossible d’établir une stratégie de communication efficace sans cet autre outil incontournable (après le logiciel immobilier) de votre réussite.

Le site web permet d’acquérir du trafic – et du trafic qualifié, qui plus est – à condition de le construire sur de bonnes bases, et d’appliquer ensuite les méthodes adéquates afin d’optimiser sa visibilité sur les moteurs de recherche et engranger un maximum de clics. En substance, votre site web d’agence doit :

• Faciliter la navigation des internautes (site ergonomique, intuitif, bien agencé) ;
• Être techniquement irréprochable (affichage rapide des pages, contenus toujours disponibles) ;
• Être optimisé pour le référencement (naturel et payant) ;
• S’adapter à votre identité visuelle ;
• Être conçu selon un design responsive (de manière à pouvoir s’afficher sur n’importe quelle taille d’écran en fonction des terminaux de connexion).

N’oubliez pas : votre site web est une vitrine essentielle de votre agence. Réussir l’ouverture de son agence immobilière passe toujours par la création d’un site ergonomique et qualitatif.

L’axe de communication dédié aux vendeurs

Une fois votre site web en ligne, vous devez mettre au point votre axe de communication dédié aux vendeurs. Pourquoi eux ? Mais parce qu’ils sont l’essence même de votre business : pas de vendeur = pas de mandat = pas de transaction = pas de rentrée d’argent. Si l’agence immobilière est votre véhicule et le logiciel immobilier son moteur, les mandats en sont l’indispensable carburant.

Réussir l’ouverture de son agence immobilière implique d’établir une stratégie commerciale dont le but est de trouver des vendeurs, pour mieux les convaincre ensuite de vous confier des mandats. Tout commence donc par les outils d’acquisition, sans lesquels vous n’aurez pas de clients à persuader de travailler avec vous. Ces outils sont de deux types : digitaux et traditionnels.

Les outils digitaux sont aujourd’hui dominants sur le marché : 90 % des vendeurs utilisent le web pour chercher des informations au démarrage de leur projet immobilier. Voici quels sont ces outils pour votre agence immobilière :

• Le site web : il doit être ergonomique, facile à naviguer, techniquement parfait, et visuellement séduisant. Bref, on ne le répétera jamais assez : votre site d’agence est votre vitrine.
• Le référencement : c’est ce qui vous permet d’optimiser vos pages web et d’améliorer votre positionnement sur les moteurs de recherche, en fonction de mots et d’expressions-clés soigneusement choisis. De cette façon, les vendeurs en quête d’une agence immobilière pourront vous trouver en formulant une requête spécifique. Le référencement peut être naturel (SEO) ou payant (SEA), mais il est recommandé d’équilibrer les deux méthodes, par exemple en commençant par des liens sponsorisés pour réussir l’ouverture de son agence immobilière, puis en consolidant sa présence sur le web grâce au référencement naturel.
• Le blog : outil essentiel du référencement naturel, le blog vous permet en outre de publier des contenus à forte valeur ajoutée qui donneront à votre activité une dimension de conseil très prisée des vendeurs (et des acheteurs).
• Les réseaux sociaux : l’intégration de Facebook, Twitter, Instagram et autres LinkedIn dans votre stratégie commerciale fait pleinement partie des leviers de croissance numérique. Le social selling consiste à développer une présence active sur les réseaux dans le but de mieux cibler ses prospects et de bénéficier de l’effet « communauté » (partage de données et d’articles, buzz, etc.).

Il ne faut pas oublier pour autant les outils traditionnels, tout aussi indispensables pour réussir l’ouverture de son agence immobilière :

• La prospection : incontournable pour se constituer un portefeuille de biens à vendre ou à louer, elle passe par la distribution de tracts dans les boîtes aux lettres, le porte-à-porte, le phoning, des campagnes de mailing, l’affichage de panneaux publicitaires, etc.
• La vitrine de l’agence : sa présentation est essentielle pour attirer l’attention des prospects et les encourager à entrer.
• La création d’un réseau de prescripteurs : mettez-vous en contact avec les commerçants locaux, les gardiens d’immeubles, les syndics de copropriété – tous ceux qui sont susceptibles d’être au courant des biens mis sur le marché et qui pourront vous renseigner au plus vite.
• La satisfaction client : un client satisfait pourra faire de nouveau appel à vos services ; il va également parler de vous autour de lui et vous « parrainer » indirectement auprès d’autres vendeurs.

Qu’ils soient digitaux ou traditionnels, les outils de communication dédiés aux vendeurs nécessitent que vous soyez méthodique, constant, et en situation de veille permanente pour ne rater aucune opportunité. Une fois de plus, réussir l’ouverture de son agence immobilière ne peut pas se faire sans les vendeurs.

L’axe de communication dédié aux acheteurs

Le deuxième axe de communication à mettre en place est dédié aux acheteurs. Dès lors que vous avez rentré des mandats de vente, il vous reste à dénicher les acquéreurs potentiels (ou, le cas échéant, les candidats à la location).

On distingue principalement deux types d’outils pour une stratégie de communication à destination des acheteurs : les outils propres à votre agence et les outils extérieurs (sites et plateformes web). Il est toutefois primordial, pour réussir l’ouverture de son agence immobilière, de diversifier ses canaux d’acquisition et de ne surtout pas prendre le risque de mettre tous ses œufs dans le même panier.

Le numérique est devenu la pierre angulaire de cet axe de communication. Ces quelques chiffres le prouvent :

• 90 % des candidats à l’achat ou à la location commencent leurs recherches sur Internet ;
• 51 % des Millennials (les membres de la « génération Y ») trouvent leur résidence principale en passant par le web ;
• Lors du parcours immobilier d’un acheteur ou d’un candidat à la location, 22 pages sont consultées en moyenne par jour ;
• L’acheteur visite environ 5 sites immobiliers avant de se décider, pour une recherche qui dure 69 jours en moyenne.

(Source : Google, étude rapportée par ce site.)

Voyons maintenant quels sont les meilleurs outils à utiliser pour établir sa stratégie de communication dédiée aux acheteurs et ainsi réussir l’ouverture de son agence immobilière :

• Le site web : pour attirer les acheteurs comme les vendeurs, l’optimisation de votre site est incontournable, via le référencement naturel ou payant. Votre site web est un canal d’acquisition extrêmement puissant, qui va drainer du trafic et le diriger vers vos pages, notamment via l’optimisation des mots-clés et des articles publiés sur votre blog, à partir desquels les internautes pourront visiter les différentes pages de services et passer à l’action. Ne négligez pas l’importance du référencement local dans votre stratégie.
• La vitrine : c’est la première chose que les clients de passage voient de votre agence, elle doit donc être parfaitement agencée et offrir une information claire quant aux biens disponibles. (À noter que la loi Alur vous contraint à un maximum de transparence au sujet de l’affichage des annonces, notamment en ce qui concerne les honoraires pratiqués.)
• Les portails d’annonces : très prisés des internautes, les portails d’annonces (seloger.com, logic-immo.com, etc.) vous permettent de diffuser les biens de votre portefeuille auprès d’un grand nombre d’acquéreurs potentiels. Par la même occasion, vous attirez l’attention des visiteurs sur votre agence et ses services. Attention, cependant : le succès de ces plateformes (qui glanent jusqu’à 4 millions de visiteurs par mois) ne doit pas vous encourager à les privilégier aux dépens de tout autre canal d’acquisition. Non seulement elles ont un coût, mais elles tendent à monopoliser l’attention des acheteurs et à uniformiser les services des agences, qui finiront par se ressembler toutes.

Les petits plus d’une communication réussie

Ajoutons quelques conseils et outils complémentaires qui aident à réussir l’ouverture de son agence immobilière.

Créez un domaine dédié pour vos mails. En effet, il est plus sérieux d’envoyer des mails avec un nom de domaine personnalisé plutôt que d’en emprunter un qui existe déjà (@orange.fr ou @gmail.com). Votre nom de domaine est aussi vecteur de l’identité de votre agence : il donne à voir le nom de votre enseigne.

Mettez régulièrement à jour votre site web. Veillez à ce que vos mandats soient constamment à jour (intégration des nouveaux et épuration de ceux qui ont abouti) et choisissez un logiciel immobilier qui vous permette de modifier aisément vos annonces sur les différents canaux de diffusion, via des passerelles d’import/export entre le logiciel et votre site immobilier.

Pensez au référencement local. Si le référencement naturel est l’art de bien se positionner sur les moteurs de recherche, le référencement local en est une variante incontournable. Cette stratégie vous permet de vous positionner sur des requêtes locales et d’attirer une clientèle de proximité. 89 % des internautes disent rechercher une entreprise localement depuis leur smartphone au moins une fois par semaine, ce qui implique qu’un acheteur vous trouvera certainement par ce biais. C’est d’autant plus vrai que le développement de la recherche vocale contribue à augmenter le nombre des requêtes locales.

Gérez vos avis clients. L’intégration des avis clients dans votre stratégie contribue à donner une meilleure image de votre agence. C’est un levier d’autant plus important qu’il faut gagner la confiance des vendeurs et des acheteurs, quand bien même vous commencez tout juste à réaliser des transactions. Mais encore faut-il apprendre à bien gérer les recommandations en mettant en avant les avis positifs et en veillant à répondre aux messages négatifs, promptement et avec pertinence.

Faites connaître votre marque. C’est la condition sine qua non pour réussir votre lancement d’agence : les gens du secteur doivent apprendre à connaître votre enseigne avant de vous confier des transactions, sinon, ils n’auront aucune raison de venir vers vous. Les outils pour votre agence immobilière doivent prendre en compte cette dimension de notoriété et vous aider à ancrer votre enseigne localement. Notez qu’il est possible de racheter une agence existante plutôt que de créer une enseigne de toutes pièces, ce qui vous permet de vous adosser à une marque déjà connue du grand public (à lire sur cette page).

Soyez votre propre média ! C’est la clé de voûte de votre communication. Dans ce but, la gestion de votre site web est aussi importante que celle de votre vitrine physique. Vous devez générer du contenu, le diffuser et le promouvoir sur tous les canaux possibles. Bref, vous devez devenir une référence dans votre domaine et construire une communauté autour de votre marque. Ce qui, avouons-le, est compliqué quand on lance une agence franchisée plutôt qu’une agence indépendante… Il est donc important de réfléchir en amont à cette question, par exemple en lisant notre comparatif.

Les outils pour votre agence immobilière et pour votre stratégie commerciale

Pour finir, rappelons que le lancement d’une agence passe également par la mise au point de supports commerciaux traditionnels. Ceux-ci seront les vecteurs de votre démarchage commercial, et les meilleurs arguments pour que vos clients et prospects puissent vous reconnaître entre tous. C’est pourquoi vous devez apporter un soin tout particulier à leur confection, pour qu’ils soient à la fois esthétiques et dynamiques. Citons :

• Les cartes de visite,
• Les fiches (vitrine, publique ou privée, photo),
• Les brochures et les catalogues (sur papier ou en version numérique),
• Les flyers,
• Le papier en-tête,
• La création d’un logo, qui contribue à la définition d’une identité visuelle personnalisée pour votre agence,
• La signalétique (enseignes, panneaux publicitaires, totems, véhicules, etc.).

Sans oublier un outil indispensable : le registre des mandats, dont la tenue est imposée par la loi Hoguet. Ce qu’il fallait autrefois réaliser sur papier est désormais accessible en ligne, et le plus souvent intégré à votre logiciel immobilier. Vous tenez ainsi votre registre des mandats à jour, avec rigueur, en suivant les fiches prédéfinies.

En conclusion

Pour réussir votre projet de lancer votre enseigne, il s’agit de bien choisir les outils pour votre agence immobilière. Et ce, dès le démarrage. Ce sont ces outils qui vous aideront à trouver vos premiers vendeurs, à signer vos premiers mandats, et, par la suite, à pérenniser votre activité.

Mais n’oubliez pas une chose : ces outils, aussi efficaces soient-ils, ne feront pas le travail à votre place et ne fonctionneront pas indépendamment les uns des autres. Pour en tirer des fruits, vous devez les mettre au service d’une stratégie marketing bâtie en amont, adaptée à vos objectifs commerciaux. Pourquoi pas une stratégie Inbound, idéale pour démarrer son activité ?