La fin du papier en agence immobilière, pour quoi faire (et comment) ?

La disparition du papier est un horizon que toutes les entreprises finiront par atteindre à plus ou moins long terme. Les agences immobilières n’échappent pas à cette logique – comme, d’ailleurs, aucun professionnel du secteur. Mais c’est une bonne chose : zéro papier, c’est la fin des classeurs à caser tant bien que mal dans les armoires de l’agence, des piles de documents qui s’entassent sur les bureaux, des archives où l’on ne retrouve jamais rien, des contrats et des pièces justificatives qui se perdent, et des feuilles volantes qui disparaissent sans cesse.

La dématérialisation en immobilier, c’est donc un but à atteindre. Mais c’est aussi une opportunité : celle d’optimiser son temps, sa communication et ses échanges, ses démarches administratives, tout autant que son travail quotidien (grâce aux logiciels adaptés). C’est, enfin, une excellente manière de montrer que votre enseigne a intégré les préoccupations environnementales à ses valeurs – en bref, qu’elle est devenue, ou qu’elle est en train de devenir, une agence éco-responsable. Ce qui ne peut que profiter à son image.

Alors, le zéro papier, pour quoi faire ? Et comment s’y prendre ?

Focus sur la consommation de papier en entreprise

Le papier en entreprise est un fléau. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : en France, chaque salarié consomme 70 à 85 kg de papier par an, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois. Le papier représente 75 % des déchets générés au bureau. Un quart des documents sont jetés dans les 5 minutes qui suivent leur impression. Et le pire, c’est que le taux de recyclage y est fort bas : seuls 20 % des documents sont concernés. (Chiffres : Ademe, « Éco-responsable au bureau. Actions efficaces et bonnes résolutions », 2017.)

Le tableau n’est pas meilleur chez les agents immobiliers. Dans la majorité des agences, l’imprimante et la photocopieuse restent des outils de premier plan. Le papier occupe une place importante et son utilisation concerne toutes les composantes des métiers de la transaction : mandats de vente ou de recherche, avenants, pièces justificatives et diagnostics techniques constitutifs du dossier de vente, bons et comptes rendus de visites, avis de valeur et autres documents d’estimation, compromis et promesses de vente, actes de vente, baux locatifs, états des lieux d’entrée et de sortie, actes de caution, listes de charges récupérables, textes de lois…

Ces documents représentent des milliers de feuilles de papier qui s’entassent… et ont un impact environnemental considérable si l’on tient compte de la profession dans sa globalité.

D’où l’intérêt de passer à la dématérialisation en immobilier.

Des obligations commencent à émerger en ce sens. Elles ne concernent aujourd’hui que des cas de figure bien précis, mais ce mouvement en faveur de la dématérialisation devrait se poursuivre et s’étendre.

Dans le secteur de l’immobilier, la loi ALUR de 2014 a créé un précédent en instituant la disparition du papier pour la gestion des copropriétés. Depuis le 1^er janvier 2015, en effet, tout syndic professionnel doit avoir mis en place un espace en ligne sécurisé permettant aux copropriétaires d’accéder aux documents relatifs aux lots gérés, sauf si une décision prise à la majorité absolue par l’assemblée générale s’y oppose. En mai 2019, un décret issu de la loi ELAN a défini la liste minimale des documents concernés par cette obligation. (Plus d’informations sur le site de l’Anil.)

Il n’y a aucune raison pour que cette décision ne fasse pas des petits et qu’elle ne s’étende pas à d’autres domaines de l’immobilier, comme la transaction. Opter d’ores et déjà pour la dématérialisation en immobilier, c’est anticiper les futures décisions qui iront en ce sens, mais aussi profiter de nombreux avantages.

Car le zéro papier est avant tout une opportunité !

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation en immobilier ?

Se débarrasser du papier, une opportunité ? Oui, et à de nombreux égards qui plus est. Le fait de dématérialiser au maximum vos documents et vos processus, au sein de votre agence immobilière, va vous permettre de gagner sur tous les tableaux.

• Une gestion quotidienne simplifiée, avec un accès facilité aux documents dont on a besoin à l’instant T. Imaginez devoir trouver en urgence le DPE de votre vendeur A parce que l’acheteur B le réclame : pas besoin de consulter tous les dossiers relatifs à cette vente, il suffit d’inscrire les mots-clés dans un dossier en ligne et le document vous sort tout chaud. Tous les documents sont accessibles depuis n’importe où (géographiquement parlant), depuis n’importe quel appareil, et à n’importe quel moment, pour vous comme pour vos prospects et clients. C’est aussi un risque moindre de perte, puisque tout est numérisé et sauvegardé sur des supports physiques ou virtuels (Cloud). En conséquence de quoi, la dématérialisation en immobilier est un levier pour gagner en temps et en efficacité.
• Des échanges plus souples avec vos prospects et clients. Outre l’accès simplifié aux documents (voir exemple précédent), la dématérialisation fluidifie également les échanges entre votre agence et vos interlocuteurs. C’est notamment la fin des envois postaux en version papier, qui prennent du temps et représentent toujours un risque de perte. C’est aussi l’utilisation de solutions de communication plus efficaces et instantanées, à l’image des applications de messagerie.
• Des innovations qui favorisent votre image de marque. Les clients sont friands des nouvelles technologies et plébiscitent les entreprises qui les emploient, surtout quand ces technologies leur font gagner du temps et leur simplifient la vie. Le fait de mettre en place la signature électronique, d’envoyer les contrats par email, de faire remplir des documents directement sur tablette, ou encore de disposer d’un calendrier dynamique pour la prise de rendez-vous dans le cadre d’un suivi de vente, va contribuer à donner de votre agence immobilière une image positive, notamment auprès de la jeune génération. En ce sens, la dématérialisation en immobilier est aussi un levier de différenciation : elle permet de proposer une expérience client distincte de celle des concurrents. C’est donc un point à mettre en avant dans votre offre de service.
• Une démarche écologique. Le coût environnemental du papier est énorme : les 300 millions de tonnes de papier produites tous les ans ont pour effet la destruction de près de 60 000 km² de forêts (Ademe). De fait, la dématérialisation en immobilier participe à la diminution notable de la consommation de papier, donc de sa production, ainsi que des équipements nécessaires à l’impression (imprimantes, cartouches d’encre, électricité). Le zéro papier, c’est donc bon pour l’écologie… et pour la réputation de votre agence immobilière devenue éco-responsable. Car l’écologie est un axe de différenciation de plus en plus important pour grand nombre de clients. Alors, bien sûr, la dématérialisation n’est pas verte à 100 %, mais elle représente du moins un grand pas en avant en matière de durabilité.
• Des coûts réduits. Enfin, il ne faut pas négliger les économies permises par la dématérialisation en immobilier, en raison de la réduction des besoins en papier, en consommables (cartouches d’encre), en énergie (électricité), mais aussi en espace de stockage (pour les archives).

Comment se débarrasser du papier (et aller encore plus loin : vers la digitalisation) ?

La première chose à faire, pour se débarrasser du papier, c’est de mettre en place des actions concrètes pour limiter son utilisation. Sur ce point, il existe un grand nombre de bonnes pratiques à adopter sans attendre :

• Dématérialiser au maximum vos documents papier en employant exclusivement des versions numériques. Vous pouvez aller très loin dans cette direction, en créant, éditant et signant les documents en ligne (signature électronique, états des lieux réalisés sur tablette ou téléphone, agenda en ligne, etc.).
• Rationaliser vos impressions : toujours recto-verso, uniquement les éléments utiles d’un document et pas le reste, jamais les emails, etc.
• Optimiser l’utilisation du papier quand vous ne pouvez pas faire autrement (en écrivant/imprimant sur les deux faces).
• Communiquer uniquement avec les outils en ligne et limiter au maximum les envois postaux.
• Scanner ou prendre en photo les documents à envoyer ou à annexer aux contrats.

La deuxième chose à faire, c’est d’aller au-delà de la dématérialisation en immobilier pour embrasser la digitalisation. Les deux termes n’ont pas tout à fait le sens même, comme nous l’avions expliqué dans un précédent article : la dématérialisation se contente de transférer les documents et les démarches en ligne, tandis que la digitalisation vise à transformer et à optimiser les processus grâce à des outils digitaux.

La digitalisation c’est, par exemple, le fait d’utiliser un CRM plutôt que de faire des fiches manuelles concernant vos prospects. Ou d’implémenter un logiciel de marketing comme notre solution Prospeneo pour collecter des données pendant la prospection terrain (via une application mobile reliée à la solution-mère sur desktop), les segmenter, les traiter et les exploiter dans un même mouvement.

Enfin, troisième chose à faire : si vous ne pouvez pas tout à fait vous passer de papier, il vous reste à limiter au maximum son utilisation… et à recycler le plus possible !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour vous débarrasser du papier ?